Centre d’aide

Comment pouvons-nous
vous aider ?

Retrouvez les réponses aux questions courantes sur OstéoTempo.

Contacter l’assistance

Bien démarrer

Premiers pas

Comment obtenir un compte ?+

Les comptes sont ouverts un par un, après un échange. Écrivez-nous à l’adresse indiquée plus bas : nous créons l’accès de votre cabinet et vous recevez un courriel de confirmation.

Faut-il installer un logiciel ?+

Non. OstéoTempo s’ouvre dans le navigateur. Sur iPad, ajoutez-le à l’écran d’accueil depuis Safari (bouton Partager, puis « Sur l’écran d’accueil ») : il s’ouvre alors en plein écran, comme une application.

Que contient l’essai gratuit ?+

Le logiciel complet, limité à quinze patients créés. Archiver un patient ne libère pas de place — c’est volontaire : l’essai doit donner une idée juste de l’outil, pas servir de version gratuite permanente. Vos dossiers sont conservés si vous poursuivez.

Puis-je reprendre mes dossiers existants ?+

Parlons-en avant la mise en service : selon le logiciel que vous quittez et le format d’export disponible, une reprise est parfois possible. Écrivez-nous en indiquant votre outil actuel.

Dossiers patients

Le dossier

Que contient un dossier ?+

L’identité et les coordonnées du patient, ses antécédents, les sphères travaillées, l’historique des consultations, les événements marquants, ses factures, ses courriers et ses pièces jointes. Le tout se lit sur une chronologie unique.

Comment saisir une date imprécise ?+

Telle quelle. « Il y a trois mois », « à dix ans », « en 2015 », « le 25/01/2026 » : le logiciel enregistre la date et sa précision, et n’invente pas un jour exact là où le patient n’en a donné aucun.

Comment relier les membres d’une famille ?+

Depuis l’onglet Famille d’une fiche. Le lien est créé dans les deux sens : il apparaît aussi bien sur la fiche du parent que sur celle de l’enfant.

Peut-on supprimer un patient ?+

Depuis l’application, un patient s’archive : il sort des listes mais son dossier reste consultable. La suppression définitive relève d’une opération d’administration, tracée, à demander à l’assistance.

Facturation

Factures et attestations

Comment les factures sont-elles numérotées ?+

Par cabinet et par année, en série continue sans trou. Le numéro est attribué par le serveur au moment de l’émission ; il n’est pas modifiable.

J’ai fait une erreur sur une facture.+

Une facture émise ne se modifie pas et ne se supprime pas — c’est une obligation comptable. Elle s’annule par un avoir, puis vous en émettez une nouvelle. Les deux documents restent dans le dossier.

Comment envoyer une facture au patient ?+

Par le bouton « Envoyer par e-mail » sur l’écran du document. Le PDF part depuis l’adresse d’envoi du cabinet, avec votre adresse en « Répondre à ». L’envoi est marqué sur la facture et consigné dans le journal du dossier.

Et pour ma comptabilité ?+

L’écran Finances rassemble recettes et dépenses, avec des graphiques d’activité par période. De quoi préparer votre déclaration ou le travail de votre comptable sans ressaisie.

Courriers

Écrire aux confrères

Comment fonctionnent les modèles ?+

Vous écrivez vos propres modèles, avec des variables qui se remplissent automatiquement : nom du patient, date de naissance, date de la consultation, coordonnées du cabinet. Le courrier généré reste modifiable avant envoi.

Ma signature peut-elle être apposée ?+

Oui. Vous tracez votre signature une fois, au doigt ou au stylet ; elle est enregistrée pour votre compte et apposée sur les documents que vous émettez. Chaque praticien du cabinet a la sienne.

Où sont rangés les correspondants ?+

Dans un carnet partagé par le cabinet : médecins traitants, kinésithérapeutes, confrères. Un correspondant saisi une fois est disponible pour tous les dossiers.

Cabinet et praticiens

À plusieurs

Plusieurs praticiens peuvent-ils partager un cabinet ?+

Oui. Chaque praticien a son compte, sa fiche et sa signature ; les dossiers, les correspondants et les paramètres sont communs au cabinet. Les consultations et les factures restent attribuées à celui qui les a réalisées.

Un autre cabinet peut-il voir mes dossiers ?+

Non. Le cloisonnement est appliqué par les règles du serveur, pas par un filtre dans l’application : une requête formée à la main ne peut pas sortir du périmètre de votre cabinet.

Le secrétariat voit-il le contenu médical ?+

Aujourd’hui, tous les membres d’un cabinet accèdent au même périmètre. La séparation d’un groupe « praticiens », pour réserver le contenu des consultations, est prévue dans une prochaine version.

Sécurité

Protection des accès

La double authentification est-elle obligatoire ?+

Oui, et elle ne peut pas être désactivée. À la création de votre compte, vous associez une application d’authentification (Google Authenticator, Authy, le trousseau iCloud…). Chaque connexion complète demande ensuite votre mot de passe puis le code à six chiffres qu’elle affiche.

C’est la contrepartie d’un logiciel qui contient des données de santé : un mot de passe seul, deviné ou réutilisé ailleurs, ne doit jamais suffire à ouvrir des dossiers patients.

Comment l’iPad du cabinet est-il protégé ?+

Par un code de quatre à six chiffres, propre à chaque appareil et à chaque utilisateur, demandé après cinq minutes d’inactivité. Seule une empreinte salée du code est conservée dans le navigateur, jamais le code lui-même. Après cinq erreurs, la connexion complète est exigée.

Dois-je me reconnecter souvent ?+

La connexion complète — mot de passe puis code à six chiffres de votre application d’authentification — est demandée au moins tous les sept jours. Entre-temps, le code de verrouillage suffit à reprendre la main.

Qui a consulté un dossier ?+

Le journal d’accès du dossier le dit. Il est écrit uniquement par le serveur : aucune ligne ne peut être modifiée ni effacée depuis l’application, y compris par vous.

Où sont hébergées les données ?+

Sur l’infrastructure d’Amazon Web Services, dans la région Europe (Paris) : les données ne quittent pas le territoire français.

Cette région est certifiée Hébergeur de Données de Santé (HDS), l’agrément exigé en France pour héberger des données de santé à caractère personnel. Nous pouvons vous transmettre l’attestation sur demande, pour votre propre registre des traitements.

Une autre question ?

Nous sommes là pour vous aider.

Pour un traitement plus rapide, indiquez le nom de votre cabinet, l’appareil utilisé et les étapes qui provoquent le problème. N’incluez jamais de données concernant un patient dans votre message.

Décrivez votre question ou le problème rencontré.

support@spes-consulting.fr

Confidentialité

Les données de vos patients vous appartiennent.

Qui est responsable de quoi. Pour les données de vos patients, c’est vous, praticien ou cabinet, qui êtes responsable du traitement au sens du RGPD. SPES Consulting agit comme sous-traitant : nous hébergeons et traitons ces données pour votre compte, sur vos instructions, et à aucune autre fin. Nous ne les exploitons pas, ne les analysons pas et ne les transmettons à personne.

Ce qui est enregistré :

  • Le compte des praticiens : adresse électronique, nom, fonction, coordonnées du cabinet et signature manuscrite.
  • Les dossiers que vous créez : identité et coordonnées des patients, antécédents, sphères, consultations, événements, liens familiaux, pièces jointes.
  • Les documents émis : factures, avoirs, attestations, courriers, et leur historique d’envoi.
  • Les correspondants, les modèles de courrier et les paramètres du cabinet.
  • Le journal d’accès : qui a ouvert quel dossier, et quand.

Ce qui n’est pas collecté : aucune publicité, aucun traceur tiers, aucune mesure d’audience, aucun profilage. Vos dossiers ne servent ni à entraîner un modèle, ni à alimenter une statistique en dehors de votre propre cabinet.

Qui voit quoi : les données d’un cabinet ne sont accessibles qu’à ses membres. Le cloisonnement est appliqué par les règles du serveur, et non par l’application seule. Les pièces jointes ne sont servies qu’au travers de liens temporaires. Les accès de notre équipe technique sont limités aux opérations d’administration demandées et aux interventions de maintenance.

Hébergement : infrastructure Amazon Web Services, région Europe (Paris). Cette région est certifiée Hébergeur de Données de Santé (HDS), la certification exigée en France pour l’hébergement de données de santé à caractère personnel. Les données ne quittent pas le territoire français, et l’attestation est communiquée sur demande.

Conservation : les données sont conservées tant que le compte du cabinet existe. Les dossiers des patients relèvent de vos propres obligations de conservation en tant que professionnel de santé. À la fermeture d’un compte, une copie exploitable de vos données vous est remise avant suppression.

Les droits de vos patients : accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité s’exercent auprès de vous, responsable du traitement. Le logiciel vous donne les moyens d’y répondre : consultation, correction et export du dossier. Nous vous assistons sur demande pour les opérations qui dépassent l’application.

Vos droits en tant qu’utilisateur : pour les données de votre propre compte, écrivez à l’adresse d’assistance ci-dessus. Vous pouvez également saisir la CNIL (3 place de Fontenoy — TSA 80715 — 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr).

Dernière mise à jour : 26 octobre 2026.